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Case Study · Kommune · Kämmerei & Finanzen
Monatelang keine passende Bewerbung, dann 23: die Kämmerei der VG Schrobenhausen ist besetzt
Ein stellvertretender Kämmerer gehört zu den Profilen, die im öffentlichen Dienst am schwersten zu bekommen sind. Wer kommunales Haushaltsrecht und kaufmännisches Rechnungswesen wirklich beherrscht, sitzt fest im Sattel und liest keine Stellenanzeigen. Die Verwaltungsgemeinschaft Schrobenhausen hat diese Nadel im Heuhaufen trotzdem gefunden.
Die Ausgangslage
Ein Ruhestand nach über 30 Jahren – und eine Lücke, die niemand füllte
Der Kämmerer der Verwaltungsgemeinschaft hatte die Finanzen über drei Jahrzehnte verantwortet, bevor er in den Ruhestand ging. Sein bisheriger Stellvertreter rückte nach, und genau dessen Stelle wurde damit frei: stellvertretende Kämmerin oder stellvertretender Kämmerer, zuständig für Haushalt, Jahresabschluss und die Zahlen einer Verwaltungsgemeinschaft mit mehreren Mitgliedsgemeinden.
Ausgeschrieben war die Stelle längst, und zwar auf allen Wegen, die eine Kommune üblicherweise geht: eigene Homepage, Bürger-App, Staatsanzeiger, ein Personalmarketing-Dienstleister, lokale Anzeigenblätter und eigene Beiträge in sozialen Netzwerken. Herausgekommen ist über Monate keine einzige Bewerbung, die fachlich getragen hätte. Was ankam, passte selten zum Profil, und ein Teil der Zuschriften stammte aus dem Ausland, ohne die Deutschkenntnisse, die eine Kämmerei nun einmal voraussetzt.
Dazu kam der Zeitdruck. Der bisherige Stelleninhaber war schon auf dem Weg in seine neue Rolle, die Übergabe wollte vorbereitet sein, und der Haushalt wartet bekanntlich auf niemanden. Auf Empfehlung eines Bürgermeisters aus der Nachbarschaft kam die Verwaltungsgemeinschaft auf uns zu.
Der Engpass
Warum Kämmerer-Stellen zu den schwersten Besetzungen im öffentlichen Dienst gehören
Bei einer allgemeinen Verwaltungsstelle gibt es zumindest einen Bewerbermarkt. Bei der Kämmerei sieht die Lage grundsätzlich anders aus, und zwar aus vier Gründen:
- Die Zielgruppe ist winzig. Nur ein kleiner Teil der Verwaltungsfachkräfte arbeitet gern und dauerhaft mit Zahlen – Haushaltsrecht, Anlagenbuchhaltung und Jahresabschluss sind ein eigener Beruf im Beruf.
- Wer es kann, hat einen Job. Kämmerinnen und Kämmerer sind in ihren Verwaltungen fest eingebunden und suchen nicht aktiv. Auf Stellenportalen sind sie deshalb praktisch nicht anzutreffen.
- Die Konkurrenz zahlt mehr. Steuerkanzleien, Wirtschaftsprüfung und die Privatwirtschaft werben um dieselben Qualifikationen, ohne an eine Eingruppierung gebunden zu sein.
- Der Einzugsbereich ist klein. Wer bereits Familie und Haus in der Region hat, zieht für eine Stelle selten um – gesucht werden muss also im Umkreis, nicht bundesweit.
Das Problem ist einfach, dass man hier etwas sucht, was sehr schwer zu finden ist.
Genau deshalb führt der übliche Weg ins Leere: Eine Ausschreibung erreicht nur, wer gerade sucht. Bei Kämmerer-Stellen ist das fast niemand.
Das Vorgehen
Sichtbar werden bei Menschen, die gar nicht suchen
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1
Interviews in der Verwaltung
Vor der ersten Anzeige haben wir mit der Geschäftsleitung und mit zwei Mitarbeitenden aus der Kämmerei telefoniert. Die Liste der Benefits war dabei schnell abgehandelt, denn die stand ohnehin in jeder Ausschreibung. Interessant wurde es bei den emotionalen Faktoren: wie der Arbeitsalltag in einem kleinen Team mit kurzen Wegen wirklich aussieht, wie viel Gestaltungsspielraum die Stelle lässt, was den Standort lebenswert macht und warum Menschen dort über Jahrzehnte bleiben. Genau diese Argumente tragen später die Kampagne.
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2
Regionale Kampagne statt bundesweiter Streuung
Die Kampagne lief dort, wo die Zielgruppe ihre Freizeit verbringt, und zwar im Umkreis des Standorts. Rund 29.000 Menschen wurden erreicht, die Anzeigen kamen auf eine Klickrate von über zwei Prozent. Die Motive waren aufmerksamkeitsstark und teilweise mit Humor gestaltet, denn im Feed konkurriert eine Kämmerei-Stelle mit allem, was für die Nutzerinnen und Nutzer dort gerade relevant ist. Bewusst offen formuliert war der Zugang für Quereinsteiger mit kaufmännischer Ausbildung.
Das sieht schon mal gut aus. Ich bin der Meinung, dass es sehr gut ist.
Verwaltungsgemeinschaft Schrobenhausen, bei der Freigabe der Motive -
3
Vorqualifizierung, bevor Arbeit entsteht
Wer klickte, kam auf einen mehrstufigen Bewerbungsweg, der zuerst die entscheidenden Kriterien abfragte: Ausbildung und fachlicher Hintergrund, Berufserfahrung im kommunalen Finanzbereich, Sprachkenntnisse und Arbeitszeitumfang. Unpassende Interessenten wurden dabei automatisch aussortiert. Anschließend haben wir jede Bewerbung telefonisch vorqualifiziert und dokumentiert, sodass in der Personalstelle nur noch ernsthafte Kandidaten ankamen.
Während der Laufzeit haben wir laufend nachjustiert: neue Motive für zusätzliche Zielgruppen, eine ergänzende Frage zum Arbeitszeitumfang und angepasste Qualifikationsfragen, sobald sich zeigte, welche Antworten in der Praxis wirklich weiterhalfen.
Das Ergebnis
23 Bewerbungen, 8 Gespräche, ein unterschriebener Vertrag
Nach zwei Wochen lagen 14 Bewerbungen vor – für eine Stelle, auf die sich zuvor über Monate niemand Passendes gemeldet hatte. Am Ende waren es 23, und sie kamen praktisch alle über den Kampagnen-Kanal. Acht Kandidatinnen und Kandidaten wurden zu Vorstellungsgesprächen eingeladen, einer davon zusätzlich zum Probearbeiten.
Erst einmal bin ich positiv überrascht, dass sich doch einige bewerben – und auch aus der Region, die örtlich einfach da sind.
Dann kam die Mail aus der Personalstelle, kurz und gut: Der neue Mitarbeiter hat seinen Arbeitsvertrag unterschrieben, die Kampagne kann beendet werden. Die Stelle des stellvertretenden Kämmerers ist besetzt.
23 Bewerbungen für eine Kämmerei-Stelle, die vorher niemand haben wollte. Die Fachkräfte waren die ganze Zeit da – sie haben nur nie eine Stellenanzeige gelesen.
Die Zusammenarbeit
Zwei Termine, dann läuft es
Der Aufwand in der Verwaltung blieb bei rund zwei Stunden: ein Interviewtermin als Grundlage und ein Freigabetermin, in dem wir Motive, Videoskript, Stellenseite und alle Qualifikationsfragen gemeinsam durchgegangen sind. Während der Laufzeit haben wir uns regelmäßig zusammengeschaltet, die Zahlen besprochen und Anpassungen sofort umgesetzt.
Besonders zählte das Tempo: Zwischen Auftrag und geschalteter Kampagne lagen wenige Wochen, und die brauchte es auch, weil der bisherige Stelleninhaber bereits mit einem Bein in seiner neuen Aufgabe stand.
Der jetzige Kämmerer verlässt uns Ende des Monats, von daher ist die Zeit knapp. Umso besser, dass Sie das so hinbekommen haben – das ist wirklich tolle Arbeit.
Nach einer Bewertung der Zusammenarbeit gefragt, nannte die Verwaltungsgemeinschaft mitten in der Laufzeit 8 von 10 Punkten und ergänzte, die fehlenden zwei hingen allein an der damals noch offenen Einstellung. Im Rückblick nach dem unterschriebenen Vertrag stehen jetzt 10 von 10 Punkten – und die Ansage, künftige Stellen gerne wieder gemeinsam anzugehen.
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