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Case Study · Kommune · Verwaltung
Über 70 Bewerbungen in knapp zwei Wochen
Die Verwaltungsgemeinschaft Holzheim hat eine Stelle geschaffen, die es in dieser Form vorher nicht gab: Sachbearbeitung in der Finanzverwaltung, verbunden mit Digitalisierung und Öffentlichkeitsarbeit für alle Mandanten der Gemeinschaft. Über Printanzeigen waren zuvor drei bis fünf Bewerbungen eingegangen, unter denen selten die passende dabei war.
Die Ausgangslage
Eine Stelle, die in kein gewohntes Raster passt
Die Verwaltungsgemeinschaft Holzheim im Landkreis Dillingen an der Donau arbeitet für die Gemeinden Holzheim, Glött und Aislingen sowie für den Schulverband und den Zweckverband Wasser. In der Finanzverwaltung entstand eine Position, die zwei Aufgabenwelten verbindet, die sonst getrennt vergeben werden – auf der einen Seite Fördermittel, Städtebauförderung und kommunale Finanzaufgaben, auf der anderen die Betreuung von Amtsblatt, Homepage und Öffentlichkeitsarbeit einschließlich der digitalen Kanäle.
Weil die Stelle neu zugeschnitten war, gab es dafür weder ein eingespieltes Suchmuster noch einen Vorgänger, dessen Profil man hätte kopieren können. Gesucht wurde jemand mit Verwaltungshintergrund, der zugleich Freude an Medienarbeit mitbringt und bereit ist, die Position mitzugestalten.
Der bisherige Weg über Printanzeigen brachte drei bis fünf Bewerbungen, und darunter war häufig niemand, der wirklich zur Stelle passte. Ein Amtsblatt erreicht die Menschen im eigenen Gemeindegebiet, und eine Zeitungsanzeige erreicht diejenigen, die an diesem Tag gezielt nach einer neuen Stelle suchen. Für ein Profil, das ohnehin selten ist, wird die Auswahl damit sehr klein.
Der Engpass
Warum ein Kombi-Profil doppelt schwer zu besetzen ist
Bei dieser Stelle kamen mehrere Dinge zusammen, von denen jedes für sich schon gereicht hätte:
- Die Schnittmenge ist klein. Verwaltungserfahrung und Medienkompetenz treffen selten in einer Person zusammen, und wer beides mitbringt, ist in aller Regel längst fest angestellt.
- Der regionale Markt ist überschaubar. Im ländlichen Raum zwischen Dillingen und Wertingen steht dieses Profil nicht in nennenswerter Zahl zur Verfügung, schon gar nicht kurzfristig.
- Wer passt, sucht nicht aktiv. Menschen mit einer sicheren Stelle rufen keine Stellenportale auf und blättern kein Amtsblatt nach Anzeigen durch. Für eine klassische Ausschreibung bleiben sie unsichtbar, selbst wenn sie wenige Kilometer entfernt arbeiten.
Das Problem sitzt damit bei der Sichtbarkeit. Eine Ausschreibung erreicht nur die Menschen, die gerade ohnehin auf der Suche sind, und ein seltenes Profil gehört fast nie dazu.
Das Vorgehen
Dort sichtbar werden, wo wechseloffene Fachkräfte es sehen
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1
Interviews mit Leitung und Team
Grundlage war ein ausführliches Gespräch mit der Leitung der Finanzverwaltung, dazu Interviews mit Mitarbeiterinnen aus dem Haus. Dabei ging es weniger um Aufgabenlisten als um die emotionalen Faktoren: was die Arbeit für mehrere Mandanten unter einem Dach ausmacht, wie viel Gestaltungsspielraum in einer neu zugeschnittenen Position steckt und wie der Alltag in einer kleinen Verwaltung tatsächlich aussieht. Aus diesem Material entstand eine Ansprache, in der sich Fachleute tatsächlich wiedererkennen.
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2
Sichtbarkeit in der ganzen Region
Die Kampagne lief im gesamten Einzugsgebiet und erreichte damit auch die Menschen, die keine Stellenanzeigen lesen, weil sie gar nicht auf der Suche sind. Genau diese Gruppe entscheidet bei einem seltenen Profil darüber, ob überhaupt eine Auswahl zustande kommt.
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3
Überzeugen und vorqualifizieren
Wer klickte, kam auf einen mehrstufigen Bewerbungsweg mit ehrlichen Einblicken in Aufgabe, Team und Haus. Der Weg fragte zugleich Qualifikation und Erwartungen ab, sodass beide Seiten vor der ersten Bewerbung wussten, worauf sie sich einlassen. Während der Laufzeit haben wir den Bewerbungsweg zusätzlich stärker auf den Verwaltungsanteil ausgerichtet, weil die Kombination anfangs vor allem Medienprofile anzog.
Das Ergebnis
Über 70 Bewerbungen in knapp zwei Wochen – die Stelle ist besetzt
Statt einer Handvoll Rückmeldungen wie zuvor gingen in knapp zwei Wochen über 70 Bewerbungen ein, von denen nach Einschätzung der Verwaltung sehr viele tatsächlich zur Stelle passten. Besetzt werden konnte sie daraufhin ebenfalls.
„Die Resonanz war wirklich überwältigend. […] Durchaus sehr, sehr viele Bewerber und Bewerberinnen, die zu uns passen.“ – Tanja Timper, Verwaltungsgemeinschaft Holzheim
Bemerkenswert war die Rückmeldung aus den Vorstellungsgesprächen. Vor dem Start hatte es im Haus Bedenken gegeben, die Ansprache sei zu offen und nicht verwaltungskonform genug – eine Reaktion, die wir aus vielen Kommunen kennen und die wir ernst nehmen. Die eingeladenen Bewerberinnen und Bewerber hoben dagegen genau diesen Ton positiv hervor.
„Die Bewerber und Bewerberinnen, die bei uns eingeladen wurden zum ersten Vorstellungsgespräch, waren durchweg begeistert von der Kampagne […] fanden diesen frischen Wind, der in diese VG einzieht, fantastisch.“ – Tanja Timper, Verwaltungsgemeinschaft Holzheim
Die wichtigste Zahl dieser Kampagne ist am Ende eine einzige: die besetzte Stelle. Für ein Profil, das es auf dem regionalen Markt kaum gibt, kam sie allein deshalb zustande, weil die Position dort sichtbar war, wo diese Menschen tatsächlich hinschauen.
Die Zusammenarbeit
Neun von zehn Punkten – und ein Folgeauftrag
Der Aufwand für die Verwaltung blieb überschaubar: Interviewtermine als Grundlage, ein gemeinsamer Freigabetermin für Motive, Texte und Qualifikationsfragen, dazu die Abstimmungen während der Laufzeit. Der Stand der Kampagne war in jedem Termin transparent.
Nach einer Bewertung der Zusammenarbeit gefragt, nannte die Verwaltungsgemeinschaft im Video-Interview neun von zehn Punkten. Kurze Zeit später kam der nächste Auftrag aus demselben Haus: Für den Schulverband am Aschberg, einen der Mandanten der Verwaltungsgemeinschaft, war eine Hausmeisterstelle zu besetzen.
Ähnliche Stelle zu besetzen?
Verwaltungsstelle offen – vielleicht sogar ein Kombi-Profil?
Wie eine solche Suche in anderen Verwaltungen verlaufen ist, lesen Sie bei der Gemeinde Altenmünster (Bauverwaltung) und bei der Verwaltungsgemeinschaft Schrobenhausen (Kämmerei).
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