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Case Study · Kommune · Bauverwaltung
Die Stelle, an der im Bauamt alle Fäden zusammenlaufen – und die niemand besetzen wollte
In der Bauverwaltung der Stadt Brake (Unterweser) treffen Hochbau, Tiefbau und Bauhof aufeinander. Als die Stelle frei wurde, brachte die klassische Ausschreibung kaum brauchbare Bewerbungen. Bauamtsleiter Rainer Hinrichs erzählt im Video, wie es danach lief.
Die Ausgangslage
Eine Schnittstelle, die nicht leer bleiben darf
Brake ist Kreisstadt des Landkreises Wesermarsch, rund 15.000 Einwohner an der Unterweser, mit einem der größten Binnenumschlaghäfen Deutschlands vor der Tür. Im Rathaus betreut das Bauamt 32 städtische Liegenschaften, dazu Innenstadtsanierung, Straßenausbau und die Erschließung von Wohn- und Gewerbegebieten. Mittendrin sitzt die Bauverwaltung: Beitragsabrechnungen, Bauleitplanung, Fördermittel, Straßenwidmungen.
Die Bauverwaltung sehen wir alle als Schnittstelle zwischen den einzelnen Sachgebieten, dem Hochbau, dem Tiefbau und dem Bauhof – sie bildet somit eine zentrale Stelle.
Als die bisherige Kollegin wechselte, stand fest: Die Stelle würde zum 1. Juli leer sein. Ausgeschrieben wurde sie auf dem üblichen Weg, mit dem vollständigen Katalog an Qualifikationen und Wünschen. Das Ergebnis kannte man in Brake schon.
Die Bewerbungslage war in der Regel recht dünn, weil man auch klassisch ausgeschrieben hat – mit sämtlichen Qualifikationen, die man gerne hätte.
Eine unbesetzte Schnittstelle bleibt in einer Verwaltung selten folgenlos. Abstimmungen zwischen den Sachgebieten dauern länger, Vorgänge bleiben liegen, und irgendwann merken es auch die Bürger.
Durch das Fehlen dieser Stelle gab es natürlich Probleme mit den Abstimmungen innerhalb der Verwaltung und eben auch in der Außenwirkung gegenüber den Bürgern. Was wir wollten, ist eine schnelle und gute Wiederbesetzung dieser Stelle.
Die Skepsis
„Über soziale Medien qualifizierte Verwaltungskräfte finden?“
Diesen Vorbehalt hören wir in fast jedem Rathaus. In Brake war er zu Beginn genauso da – und offen ausgesprochen.
Eingangs hatten wir Bedenken, weil wir es eben klassisch kannten. Wir hatten Bedenken, dass sich dann viele melden, die nicht die entsprechenden Qualifikationen haben, und dass der Informationsfluss nicht so läuft, wie wir uns das vorstellen.
Der Einwand ist berechtigt, denn ohne Filter passiert genau das. Unsere Antwort darauf steckt im Aufbau der Kampagne: Vor der Bewerbung liegt ein digitaler Überzeugungsweg, der die fachlichen Voraussetzungen abfragt und beide Seiten früh ehrlich macht.
Das Vorgehen
Erst mit dem Team sprechen, dann werben
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1
Interviews mit Amtsleitung, Fachbereich und der Stelleninhaberin
Wir haben mit dem Bauamtsleiter, dem Fachbereich Personal und der Kollegin gesprochen, die die Stelle bis dahin ausgefüllt hat. Dabei ging es weniger um die Liste der Benefits als um die emotionalen Faktoren: wie der Alltag in einem kleinen Rathaus mit kurzen Wegen aussieht, wie viel Gestaltung in der Stelle steckt, wie das Team zusammenhält und was den Standort an der Weser ausmacht.
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2
Regional sichtbar bei Verwaltungskräften, die nicht suchen
Verwaltungsfachangestellte mit Bauerfahrung sind in aller Regel fest angestellt. Die Kampagne machte die Stelle deshalb dort sichtbar, wo diese Menschen ihre Freizeit verbringen. Allein im ersten Kampagnenmonat wurden rund 14.700 Menschen in der Region erreicht, die Anzeigen über 50.000 Mal ausgespielt und rund 600 Mal angeklickt.
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3
Vorqualifizierung statt Papierstapel
Wer klickte, kam auf einen mehrstufigen Bewerbungsweg mit ehrlichen Einblicken in die Stelle und Fragen zu Ausbildung und Berufserfahrung. Über 500 Interessierte lasen sich mehrere Seiten tief ein, bevor sie sich entschieden. Bei der Stadt kamen am Ende die an, die es ernst meinten.
Die Mitarbeiterinterviews, die vorab geführt wurden, waren sehr hilfreich, um einfach die Perspektive zu ändern: vom Team heraus direkt erkennen zu können, was diese Stelle ausmacht und wie das Team schlussendlich aussieht. Das war ein sehr wichtiger und sehr guter Schritt.
Das Ergebnis
20 Bewerbungen – und ein Bewerbungsverfahren, das plötzlich Spaß machte
Am Ende standen 20 Bewerbungen, deutlich mehr als die wenigen, die in Brake bisher zusammenkamen. Eingestellt wurde eine Verwaltungsfachangestellte, die Schnittstelle im Bauamt war wieder besetzt.
Im Ergebnis kann man feststellen, dass wir durch diese mediale Art der Ausschreibung einen viel größeren Kreis erreicht haben – auch sehr qualifizierte Mitarbeiter. Wir waren positiv überrascht mit dem Ergebnis.
Interessant war für die Stadt eine Nebenwirkung, mit der niemand gerechnet hatte: Weil der Kontakt zu den Bewerbern früher und persönlicher zustande kam, veränderte sich das Verfahren selbst. Statt anonymer Unterlagenstapel gab es Gespräche mit Menschen, die man schon ein Stück weit kannte.
Wir haben feststellen müssen, dass eher Interesse geweckt wurde – man kommt viel mehr in Kontakt mit den Menschen, mit den Bewerbern, was eben auch für eine Teambildung sehr wichtig ist.
Die eigentliche Nachricht steckt nicht in der Zahl 20. Sie steckt darin, dass sich für eine Stelle, auf die vorher kaum jemand Passendes reagierte, plötzlich qualifizierte Verwaltungskräfte aus der Region meldeten.
Und danach?
Aus einer Stelle wurden fünf
Der beste Beleg für eine Zusammenarbeit ist das, was nach dem ersten Ergebnis passiert. Nach der Bauverwaltung hat die Stadt Brake weitere Stellen mit uns besetzt: Fachangestellte für Bäderbetriebe im Stadtbad, Sachbearbeitung im Feuerwehrwesen und Ordnungsamt, eine Kombistelle rund um Co-Working-Space, Städtepartnerschaft und Öffentlichkeitsarbeit sowie eine Stelle in der Personalverwaltung.
Gefragt, wem er die Zusammenarbeit empfehlen würde, antwortet der Bauamtsleiter mit einem Satz, der das Grundproblem vieler Verwaltungen ziemlich genau trifft.
Behörden liegen da natürlich nahe, weil sie als trocken und einfach strukturiert gelten. Dabei sind hier Menschen wie du und ich, wie alle anderen auch – wir müssen uns nur anders darstellen und uns besser zeigen.
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